Jak korzystać z S2K

W poprzednim tutorialu pokazaliśmy jak zainstalować aplikację S2K na swoim koncie Stripe. Dzisiaj pokażemy jak prawidłowo ją skonfigurować i co należy zrobić żeby nasze faktury trafiały do KSeF, zarówno w trybie automatycznym jak i manualnym.

Zacznijmy od wyjaśnienia kilku pól w ustawieniach aplikacji:
1. Numer EORI (Economic Operators’ Registration and Identification) - unikalny identyfikator przedsiębiorców działających w UE, niezbędny do importu/eksportu towarów. Uzyskuje się go online przez platformę PUESC. Nie jest obowiązkowy, ale jeśli jest nadany to powinien się znaleźć na fakturach wystawianych w KSeF.
2. Specjalny status podatnika - określenie szczególnej sytuacji przedsiębiorstwa. Dostępne opcje: "w likwidacji", "w restrukturyzacji", "w upadłości", "przedsiębiorstwo w spadku". Podanie tych danych na fakturze jest obowiązkowe jeśli taka sytuacja została prawnie stwierdzona.
3. Metoda kasowa to sposób rozliczania podatku VAT (a opcjonalnie także PIT), w którym obowiązek podatkowy powstaje dopiero w momencie otrzymania zapłaty od kontrahenta, a prawo do odliczenia VAT w dniu płatności za fakturę zakupową. Jest to rozwiązanie poprawiające płynność finansową, głównie „małych podatników”. Jeśli jest stosowana, odpowiednia informacja powinna się znaleźć na fakturze
4. Zwolnienie podmiotowe z VAT - w przypadku korzystania ze zwolnienia należy określić podstawę prawną zwolnienia (art. 113 , 43, 82 ustawy o VAT lub Dyrektywa 2006/112/WE (art. 132/135). Poza tym, że jest to obowiązkowa adnotacja na fakturze to pozwala nam to zastosować odpowiednią zerową stawkę na fakturze (O KR / ZW)

Manualne wystawianie faktur

W trybie manualnym faktury wystawione w Stripe możemy sami przejrzeć i wybrać te, które powinny być wysłane do KSeF.
Aplikacja S2K działa w trzech widokach Stripe: widoku konkretnej faktury (gdzie pokazuje status wysyłki faktury do KSeF, widoku listy faktur, oraz widoku konkretnego kontrahenta, gdzie pozwala przejrzeć listę faktur wystawionych dla danego kontrahenta wraz ze statusem ich wysyłki. Z każdego z tych widoków można kliknąć "Wyślij" aby rozpocząć wysyłanie faktury. Dodatkowo, z poziomu szczegółów faktury możemy podejrzeć jak wygląda nasza faktura w formacie KSeF i uzupełnić lub poprawić niektóre pola.

Jeśli wszystko się zgadza, możemy kliknąć "Wyślij" i wrócić na stronę szczegółów faktury, żeby sprawdzić status wysyłki. Zaraz po wysyłce faktura ma status "W kolejce" i jeśli nie zostanie odrzucona przez naszą walidację lub system KSeF to po około 1-2 minuty status zmieni się na "Zaakceptowana", oraz pojawi się numer nadany fakturze w KSeF wraz z linkami do ściągnięcia UPO i faktury w formacie XML.

Automatyczna wysyłka

Jak już wspomnieliśmy w poprzedniej części tutorialu, automatyczne wysyłanie faktur to idealne rozwiązanie dla tych którzy bazują na subskrypcjach lub automatycznym billingu oferowanym przez Stripe. W takim przypadku S2K jest ostatnim wymaganym elementem pozwalającym na zupełną automatyzację rozliczania płatności dokonanych za pośrednictwem Stripe.

Podstawowa różnica w stosunku do opcji manualnej jest taka, że S2K na bieżąco przygotowuje i przesyła faktury Stripe do KSeF. Faktury po wystawieniu mają status "Zaplanowana" i wysyłane z 2 godzinnym opóźnieniem, żeby uniknąć sytuacji, że jakaś faktura została wystawiona przez pomyłkę i nie powinna zostać wysłana. Użytkownik ma wtedy czas na reakcję i zatrzymanie wysyłki takiej faktury do KSeF.

Jakie faktury S2K wysyła do KSeF?

S2K blokuje wysyłanie faktur B2C - system do prawidłowego działania wymaga numeru VAT nabywcy więc taka faktura i tak zostałaby odrzucona.

Blokowane są również faktury wystawione na 0 PLN (lub innej waluty). Stripe automatycznie wystawia takie w przypadku np okresu próbnego dla subskrypcji, ale z punktu widzenia KSeF nie mają one żadnej wartości a niosą dodatkowe problemy np przy określeniu stawki VAT (który i tak jest 0).

Faktury te oznaczone są na liście jako N/A z odpowiednim dopiskiem "B2C" lub "0 value":

Który tryb wybrać?

Najlepszym wyznacznikiem tego który tryb będzie lepszy dla Twojego biznesu jest poziom skomplikowania i zróżnicowania wystawianych faktur oraz ich liczba.

Na początek zachęcamy do przetestowania aplikacji w trybie manualnym, aby mieć pewność, że zawierają one wszystkie potrzebne informacje, a następnie w razie potrzeby przejście na tryb automatyczny

Czy mogę przetestować swoją fakturę w KSeF bez ryzyka?

Tak, KSeF udostępnia środowisko "demo", które pozwala na zweryfikowanie nie tylko przesłanej faktury, jak również naszych uprawnień do danego NIPu.

S2K wspiera możliwość korzystania ze środowiska "demo" w instalacjach na kontach live naszych klientów. Przełączanie się między środowiskami jest dynamiczne i odbywa się z poziomu ustawień aplikacji.

Warto pamiętać, że jest to zupełnie niezależne środowiska KSeF, więc wymagają osobnego uwierzytelnienia. Po zmianie środowiska, statusy faktur będą odzwierciedlać status ich wysyłki do wybranego środowiska.