Od 1 lutego 2026 roku, niektórzy przedsiębiorcy muszą zacząć wystawiać faktury przez Krajowy System e-Faktur. Ale co zrobić, gdy system nie działa? Ministerstwo Finansów przygotowało trzy tryby zapasowe, które pozwolą wystawić fakturę nawet wtedy, gdy KSeF jest niedostępny.

W tym artykule wyjaśniamy wszystko, co musisz wiedzieć o trybie offline, offline24 i trybie awaryjnym.

Zanim zaczniemy – ważne, żeby rozumieć różnice między trzema trybami:

Tryb offline24 – używasz go, gdy masz problem z internetem lub sieć działa wolno. System działa normalnie, ale Ty nie możesz się do niego podłączyć.

Tryb offline (niedostępność KSeF) – używasz go, gdy sam system KSeF jest niedostępny przez zaplanowane prace serwisowe. Ministerstwo Finansów informuje o tym wcześniej.

Tryb awaryjny – używasz go, gdy KSeF ma awarię. Ministerstwo Finansów ogłasza ją w BIP i w systemie.

Każdy z tych trybów ma inne zasady i terminy przesłania faktury do systemu.

Tryb offline24 – co to jest i kiedy go używać?

Tryb offline24 to rozwiązanie dla firm, które mają problem z wysłaniem faktury do KSeF. Może to wynikać z:

słabego połączenia z internetem,
problemów z siecią w Twojej lokalizacji,
długiego czasu oczekiwania na przetworzenie faktury.

Możesz użyć tego trybu zawsze – ustawa nie ogranicza, kto i kiedy może z niego skorzystać.

Jak wystawić fakturę w trybie offline24?

Przygotuj fakturę elektroniczną w strukturze FA(3) (obowiązuje od 1 lutego 2026)
Wystaw fakturę normalnie – z datą w polu P_1
Prześlij ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu

Jeśli wysyłasz fakturę następnego dnia, nadal jest to tryb offline24, nawet gdy pierwotnie chciałeś wysłać ją od razu.

Co, jeśli w międzyczasie wystąpi awaria?

Mogą zdarzyć się dwie sytuacje:

KSeF ogłosi awarię (w BIP i systemie) – masz 7 dni roboczych od zakończenia awarii na przesłanie faktury
Wystąpi całkowita awaria (ogłoszona w mediach) – faktury w ogóle nie przesyłasz do KSeF

Kiedy faktura jest wystawiona i otrzymana?

Data wystawienia – to data, którą wpiszesz w polu P_1 na fakturze. Nie ma znaczenia, kiedy faktycznie prześlecie ją do systemu.

Data otrzymania przez nabywcę:

Gdy nabywca odbiera fakturę przez KSeF – data nadania numeru KSeF
Gdy wysyłasz fakturę poza KSeF (np. do konsumenta lub firmy zagranicznej) – data faktycznego otrzymania

Faktura z kodami QR

Jeśli wysyłasz fakturę offline24 poza systemem KSeF (np. mailem do konsumenta), musisz dodać dwa kody QR:

Kod „OFFLINE” – pozwala sprawdzić fakturę w KSeF i zweryfikować jej dane
Kod „CERTYFIKAT” – potwierdza, że to rzeczywiście Ty wystawiłeś fakturę

Żeby wygenerować drugi kod, musisz pobrać certyfikat KSeF typu 2.

Korekta faktury w trybie offline24

Możesz wystawić fakturę korygującą również w trybie offline24. Pamiętaj, że:

Korektę też musisz przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego
Jeśli korygujemy fakturę wystawioną w offline24, najpierw prześlij fakturę pierwotną do KSeF (żeby dostała numer), a dopiero potem wystaw korektę

Tryb offline – niedostępność KSeF

Ten tryb używasz, gdy sam system KSeF jest tymczasowo niedostępny. Ministerstwo Finansów informuje o tym z wyprzedzeniem – na przykład przez zaplanowane prace konserwacyjne.

Jak wystawić fakturę w trybie offline?

Przygotuj fakturę w strukturze FA(3)
Wystaw ją elektronicznie z odpowiednią datą
Prześlij do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności

Co, jeśli w tym czasie wystąpi awaria?

Podobnie jak w trybie offline24:

Normalna awaria – masz 7 dni roboczych od jej zakończenia
Całkowita awaria – faktury nie przesyłasz

Daty wystawienia i otrzymania

Zasady są takie same jak w offline24:

Data wystawienia – to, co wpiszesz w polu P_1
Data otrzymania – data nadania numeru KSeF (lub data faktycznego otrzymania, gdy wysyłasz poza systemem)

Kody QR i faktury korygujące

Zasady są identyczne jak w trybie offline24.

Tryb awaryjny – co robić, gdy KSeF naprawdę nie działa?

Tryb awaryjny uruchamiasz tylko wtedy, gdy Ministerstwo Finansów oficjalnie ogłosi awarię KSeF. Informacja pojawi się:

w BIP Ministerstwa Finansów,
w aplikacji do wystawiania faktur (oprogramowanie interfejsowe).

Jak wystawić fakturę w trybie awaryjnym?

Wystaw fakturę elektroniczną w strukturze FA(3)
Wyślij ją nabywcy w uzgodniony sposób (np. mailem)
Prześlij do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii

Co, jeśli awaria się przedłuża?

Kolejna awaria – termin 7 dni liczy się od zakończenia ostatniej awarii
Całkowita awaria – faktury w ogóle nie przesyłasz do systemu

Daty wystawienia i otrzymania faktury

Data wystawienia – data w polu P_1 na fakturze

Data otrzymania przez nabywcę:

Data faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę
Data nadania numeru KSeF – jeśli nabywca otrzymał fakturę później niż system nadał numer

Wyjątek: gdy wysyłasz fakturę do podmiotu zagranicznego, konsumenta lub nabywcy bez NIP, zawsze liczy się data faktycznego otrzymania.

Kody QR w trybie awaryjnym

Zasady są takie same – potrzebujesz dwóch kodów QR na fakturze wysłanej poza systemem.

Potwierdzenie transakcji

Jeśli nabywca to polski przedsiębiorca z NIP, możesz dodatkowo wydać mu “potwierdzenie transakcji” – dokument potwierdzający, że transakcja się odbyła.

Korekta faktury w trybie awaryjnym

Korektę możesz wystawić również w trybie awaryjnym. Pamiętaj tylko, że korektę faktury z trybu awaryjnego wystawiasz dopiero wtedy, gdy faktura pierwotna dostanie numer KSeF.

Podsumowanie – która sytuacja, który tryb?

Sytuacja	Tryb	Kiedy przesłać do KSeF?
Masz problem z internetem	Offline24	Następnego dnia roboczego
KSeF niedostępny (planowane prace)	Offline	Następnego dnia roboczego po zakończeniu
KSeF ma awarię (oficjalnie ogłoszoną)	Awaryjny	W ciągu 7 dni roboczych po awarii
Całkowita awaria (ogłoszona w mediach)	Nie przesyłasz	-

Najważniejsze zasady – krótko

Data wystawienia faktury to zawsze data w polu P_1 – bez względu na to, kiedy prześlecie ją do KSeF
Wszystkie tryby wymagają faktury elektronicznej w strukturze FA(3)
Dwa kody QR – zawsze, gdy wysyłasz fakturę poza systemem (potrzebujesz certyfikatu typu 2)
Faktury korygujące – możesz je wystawiać we wszystkich trybach, ale czasem musisz poczekać na numer KSeF faktury pierwotnej

Co dalej?

System KSeF to duża zmiana dla wszystkich firm w Polsce. Na szczęście tryby zapasowe dają elastyczność i bezpieczeństwo – nawet gdy coś nie działa, możesz wystawić fakturę i prowadzić biznes normalnie.

Jeśli masz pytania, sprawdź oficjalną stronę KSeF na podatki.gov.pl lub skontaktuj się z doradcą podatkowym.

Artykuł powstał na podstawie oficjalnych informacji z portalu KSeF (ksef.podatki.gov.pl). Przepisy wchodzą w życie 1 lutego 2026 roku.

Tryb offline i offline24 w KSeF – Jak wystawić fakturę w razie awarii lub problemów z internetem