Czym jest KSeF?

KSeF (Krajowy System e-Faktur)

System prowadzony przez KAS do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych. Od 1 lutego 2026 roku staje się obowiązkowy dla największych firm, a od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich podatników (zgodnie z aktualnymi założeniami Ministerstwa Finansów).

API KSeF

Interfejs programistyczny, który łączy programy księgowe z systemem KSeF. Dzięki niemu oprogramowanie automatycznie wysyła i pobiera faktury.

Aplikacja Podatnika KSeF

Bezpłatne narzędzie od Ministerstwa Finansów do obsługi KSeF. Możesz w nim wystawiać faktury, pobierać je i zarządzać uprawnieniami.

Faktury i ich elementy

Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura)

To nie PDF! To zestaw danych w formacie XML, zapisanych według określonego wzoru. Każda informacja (kwota, data, NIP) ma swoje konkretne miejsce w strukturze.

Struktura FA(3)

Wzór faktury obowiązujący w KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 roku. Określa, gdzie umieścić poszczególne dane.

Numer KSeF

Unikalny identyfikator (cyfry + litery) nadawany każdej fakturze przez system. To dowód, że faktura została prawidłowo wprowadzona.

Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3

Podmiot1 - dane sprzedawcy
Podmiot2 - dane nabywcy
Podmiot3 - dane dodatkowe (np. oddziału firmy, jednostki wewnętrznej)

Kod QR

Dwuwymiarowy kod na fakturze wystawionej w trybie OFFLINE lub przekazywanej poza KSeF. Pozwala sprawdzić, czy faktura jest w systemie.

Identyfikator zbiorczy

Kod dla grupy faktur. Przydatny gdy płacisz jednym przelewem za kilka faktur.

Jak się zalogować?

Podpis Zaufany

Bezpłatne narzędzie dla osób fizycznych. Ważny przez 3 lata. Najprostsza metoda logowania do KSeF.

Węzeł krajowy (login.gov.pl)

Dostępny od 1 kwietnia 2026 roku. Możesz zalogować się przez:

Podpis Zaufany
mObywatel
Bankowość elektroniczną
E-Dowód

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Dla osób fizycznych. Ma moc prawną własnoręcznego podpisu. Powinien zawierać NIP lub PESEL.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna

Dla firm i spółek. Cyfrowa pieczątka firmowa z NIP podatnika.

Token

Ciąg znaków do szybkiego logowania. Działa tylko do 31 grudnia 2026 roku!

Certyfikat KSeF

Wydawany przez Ministerstwo Finansów. Istnieją dwa typy:

Typ 1 - do logowania do systemu
Typ 2 - do wystawiania faktur w trybie OFFLINE

Ważny maksymalnie 2 lata.

Tryby pracy systemu

Tryb ONLINE

Normalny tryb pracy. Wysyłasz fakturę przez internet, system ją weryfikuje i nadaje numer KSeF. Nabywca ma do niej dostęp od razu.

Tryb offline24

Gdy nie masz internetu. Wystawiasz fakturę lokalnie i wysyłasz do KSeF w ciągu 1 dnia roboczego. Potrzebujesz certyfikatu KSeF typu 2.

Tryb awaryjny

Tylko gdy Ministerstwo Finansów ogłosi awarię w BIP. Masz 7 dni roboczych na wysłanie faktury do systemu.

Awaria całkowita

Najpoważniejszy scenariusz, ogłaszany w mediach. Faktury wystawiasz poza KSeF i nie wysyłasz ich później do systemu.

Uprawnienia w KSeF

Uprawnienia właścicielskie

Przypisane automatycznie do właściciela firmy. Nie można ich odebrać. Obejmują:

Wystawianie faktur
Dostęp do faktur
Zarządzanie uprawnieniami

Zarządzanie uprawnieniami

Możliwość nadawania i odbierania dostępów innym osobom. To jedno uprawnienie - nie da się go podzielić.

Uprawnienie do wystawiania faktur

Pozwala wystawiać faktury w imieniu firmy (ONLINE i OFFLINE).

Uprawnienie do dostępu do faktur

Dostęp do wszystkich faktur firmy - sprzedażowych i zakupowych. To osobne uprawnienie!

Zawiadomienie ZAW-FA

Formularz dla spółek bez kwalifikowanej pieczęci. Składasz go w urzędzie skarbowym, żeby wskazać osobę, która będzie korzystać z KSeF w imieniu firmy.

Identyfikator wewnętrzny (IDWew)

Kod dla oddziału lub jednostki w firmie (format: NIP-kod odziału, np. 1111111111-33334). Pozwala ograniczyć dostęp - pracownik oddziału widzi tylko faktury swojego oddziału.

Najważniejsze daty

1 lutego 2026

Obowiązkowy KSeF dla firm ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 roku
Wszyscy odbierają faktury przez KSeF

1 kwietnia 2026

Obowiązkowy KSeF dla pozostałych podatników

31 grudnia 2026

Koniec używania tokenów
Koniec faktur przy kasach fiskalnych
Koniec ulgi 10 000 zł miesięcznie

1 stycznia 2027

Obowiązek podawania numeru KSeF przy płatnościach między firmami
Możliwość kar za nieprzestrzeganie przepisów

Dane zgodne z aktualnymi założeniami Ministerstwa Finansów.

Co warto zapamiętać?

Faktura w KSeF to XML, nie PDF
Numer KSeF to dowód wystawienia faktury
Token działa tylko do końca 2026 roku
Certyfikat KSeF to najlepsze rozwiązanie na przyszłość
Faktury są przechowywane w systemie przez 10 lat
W razie problemów dzwoń na Infolinię KAS lub sprawdź https://ksef.podatki.gov.pl

Słownik KSeF - Najważniejsze pojęcia i terminy, które musisz znać