Numer KSeF w tytule przelewu (2027): Czy dotyczy płatności kartą i subskrypcji w Stripe?

Od początku 2027 roku polscy przedsiębiorcy będą musieli zmierzyć się z kolejnym etapem wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur. Wchodzi w życie nowy, powszechny wymóg podawania numeru KSeF w tytule przelewu bankowego. Pierwotnie z tą datą miał ruszyć również system pełnych kar administracyjnych za błędy w KSeF, ale Ministerstwo Finansów pracuje nad nowelizacją odraczającą sankcje finansowe na 1 stycznia 2028 roku. Wyjaśniamy, jak będzie wyglądać opłacanie faktur, co w praktyce oznacza odroczenie kar i czy nowe obowiązki oznaczają problemy dla firm korzystających z płatności kartą, BLIK-iem czy subskrypcji przez operatorów takich jak Stripe.

Numer KSeF w przelewie - o co dokładnie chodzi?

Zgodnie z ustawą o VAT, od 1 stycznia 2027 roku, płacąc za fakturę ustrukturyzowaną, konieczne będzie podanie w tytule przelewu jej unikalnego, 35-znakowego identyfikatora, czyli numeru KSeF. Obowiązek ten dotyczy transakcji B2B realizowanych pomiędzy czynnymi podatnikami VAT i obejmuje również komunikaty przelewów w mechanizmie podzielonej płatności (tzw. split payment - MPP).

W praktyce nie wystarczy już wpisać tradycyjnego numeru faktury nadanego przez program księgowy. System bankowy i księgowy będą musiały identyfikować płatności za pomocą oficjalnych identyfikatorów z ministerstwa, co docelowo ma zautomatyzować rozrachunki.

Płatności kartą i subskrypcje (np. Stripe) - kluczowy wyjątek

Mamy dobrą wiadomość dla nowoczesnych biznesów SaaS, e-commerce oraz firm opierających się na subskrypcjach. Obowiązek podawania numeru KSeF dotyczy wyłącznie tych instrumentów płatniczych, które dają możliwość wpisania i edycji tytułu przelewu.

Z tego wymogu całkowicie zwolnione są:

• Płatności kartą płatniczą (zarówno w terminalach fizycznych, jak i online).

• Subskrypcje i płatności realizowane przez zautomatyzowane bramki płatnicze (np. Stripe).

• Płatności BLIK.

• Płatności gotówkowe.

Jeśli Twój klient opłaca fakturę B2B firmową kartą za pośrednictwem Stripe, ani Ty, ani on nie musicie martwić się o dodawanie 35-znakowego numeru KSeF do transakcji. Przy tych formach płatności technologicznie nie ma miejsca na wpisywanie długich tytułów, dlatego zostały one wyłączone z nowego rygoru.

A co jeśli płacę za kilka faktur naraz?

Opłacanie kilku faktur od jednego dostawcy za pomocą jednego przelewu bankowego poprzez wpisywanie wielu 35-znakowych ciągów byłoby skrajnie niepraktyczne. Dlatego wprowadzono identyfikator zbiorczy. Jest to specjalny, unikalny numer generowany przez system KSeF dla co najmniej dwóch faktur od tego samego sprzedawcy. Zamiast wielu numerów KSeF, wpisujesz w przelewie jeden identyfikator zbiorczy. Od 2027 roku identyfikator ten zastąpi dotychczasowe podawanie okresu rozliczeniowego w płatnościach zbiorczych split payment.

Kary odroczone na 2028 rok - bufor bezpieczeństwa

W wykazie prac rządu znajduje się już projekt ustawy, który przesuwa termin nakładania kar za błędy związane z KSeF (takie jak niewystawienie e-faktury, usterki strukturalne czy wady w tytule przelewu) na 1 stycznia 2028 roku.

Dla firm oznacza to kolejny rok swoistego okresu ulgowego na zapoznanie się z systemem bez ryzyka sankcji ze strony urzędu skarbowego. Trzeba jednak pamiętać o konsekwencjach biznesowych - brak sztywnych kar finansowych za literówkę w tytule przelewu nie niweluje problemów organizacyjnych. Błędny lub brakujący numer KSeF w przelewie uniemożliwi automatyczne powiązanie płatności z fakturą w systemie księgowym Twojego odbiorcy, co wymusi ręczne wyjaśnianie każdej takiej wpłaty.

Podsumowanie

Wymóg podawania numeru KSeF w tytule przelewu, który zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku, to duża zmiana dla klasycznych rozliczeń bankowych. Odroczenie administracyjnych kar do 2028 roku zdejmuje jednak z przedsiębiorców ogromną presję finansową na etapie adaptacji do nowych wymogów. Z perspektywy firm działających w e-commerce oraz modelach subskrypcyjnych cała operacja jest niemal nieodczuwalna - systemy takie jak Stripe, BLIK czy płatności kartowe są z obowiązku wpisywania numeru prawnie zwolnione.